ＯＡ機器の点検をして万全の会議準備を
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秘書の仕事の一環で、上司が開く会議の準備をする、というものがあります。
秘書を必要としている人間が開く会議は、社内会議とは違って場所も規模も
まったく違います。
例えば他社のクライアントに関するプレゼンテーションなどの場合、ホテルの
会議場を利用することもしばしばあります。
そういったとき、秘書はどういったことに気をつけて会議室の手配をすれば
いいのでしょうか。
まず、会議の準備を依頼されたら、何人くらいの人数での会議なのかを
聞きます。
できればこのとき、どんな人が出席するのかも聞いておきましょう。
設備、交通手段のことなども、聞ける情報は可能な限り聞いておいて、会議室
の手配を行います。
飲み物や機材の設置、案内状の文書作成など全般的なことをやっていく必要
がありますから、会議の準備と一口に言っても実にさまざまな作業が残されて
います。マイクは故障していないか？ プロジェクターは機能するか？ 土壇場
になって、機器の故障から会議が進まない、などという状況を招くようでは論外
です。
（どういうことに気付けばいいのか問われることになります）
しっかりと情報を得て、全員が満足の行く会議にしていかなければなりません
から、大変な仕事ではありますが、それだけにやりがいのある仕事でもある
のです。 |
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