秘書への就職・転職を目指すための仕事術

資料準備が円滑な会議につながる
秘書が任されている仕事のひとつとして、会議などで利用する資料の準備というものがあります。上司が主催する会議の場合、資料を作成して準備しておくというのは秘書の重要な仕事です。どんな内容の会議なのか、何人の人が出席するのか、ということに応じて、必要な資料を作るための文献を用意したり、出来上がった資料を会議に出席する人数分コピーして、あらかじめ会議室の机に並べておくというのも、重要な仕事です。このとき、コピーをとったら資料をホッチキスなどで留めておくことを忘れずにやっておくと、会議に出席する人たちが資料がバラバラになってしまわないので便利です。また、できればコピーを一枚分多めにコピーしておき、日時とともに自分用の資料としてファイリングしておくと便利です。自分で主催した会議の資料というのは、上司もよく利用するものですから、取り出しやすいように工夫しておいてあげましょう。ちょっとした工夫が、最終的に自分の仕事の効率アップにつながっていくのです。

資料準備が円滑な会議につながる