文書・資料作成は必要・不必要を分けてしまう
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秘書は、事務作業がとても多くなってくると言いましたが、文書や資料の作成
はその最たる例でしょう。
本来上司が作成するはずの文書・資料を秘書が代わりに作成しているという
のは、実はよくあることでもあるのです。
（スピーチにもいえることです。原稿は秘書が作成している場合があります）
上司宛にきたEメールの返信はもちろん、会議で利用する資料の作成なども
任されている秘書は、それだけ上司の仕事内容を把握している、という証拠
でもあります。
つまり、上司が資料の作成を頼んでくる、ということは、それだけその秘書を
信頼しているということでもあるのです。
また、会議で利用した資料の管理などをするのも秘書の重要な仕事ですが、
これには少し注意が必要になります。
会議で利用した資料には、必要なものとそうでないものがあるのですが、慣れ
ない内はその資料がいるものなのかいらないものなのか、という区別がつけら
れない秘書はとても多く存在しています。
こんなときには、遠慮せず上司に尋ねるのが最も賢い方法です。
重要な書類を処分してしまうよりも、きちんと上司に確認してから必要なものと
必要でないものを分けて管理しておくと、後々皆さん自身が楽になるのです。 |
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