電話応対はまず慣れること
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秘書の基本的な仕事と言えば、やはり電話応対です。
上司にかかってきた電話に対して、誰から何の用事の電話なのか、ということ
を正確に把握して上司に伝え、取り次ぐかどうかを尋ねるというこの電話応対と
いう仕事は、とても地味な作業に見えて実はかなり重要な仕事でもあるのです。
まず、電話の傍には必ずメモとペンを置いておきましょう。
電話の用件をメモしておく上でも、必要なものとなります。
（文房具店に、伝言用紙が売っているので参考にしてもいいでしょう。過不足なく
情報を伝えるには、何をメモすればよいのか分かります）
また、電話の内線表を置いておくことも忘れてはいけません。
もし、内線表がない場合は、自分で作ってしまっておくのもいいですね。
また、電話は必ず自分の左手側に置いておいて、電話を取るときも左でとると
いうことを習慣づけておきましょう。
これは、右手でメモを取るために必要であるということのほか、右手があいて
いると何かの資料を取るにしてもやりやすいからです。
電話応対は、慣れるまでにはかなり時間のかかる仕事です。
しかし、電話応対がしっかりとできていると、たとえばこの先違う職業になったと
しても十分使えるスキルですから、がんばって習得してみてはいかがでしょうか。 |
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