出張手配は秘書の仕事
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秘書の仕事には、上司の出張の手配というものもあります。
秘書が必要になってくるような大企業の役員と言えば、どうしても全国各地に
出張に行かなければならないことがたくさんあります。
最近では、不況が長引いているからか、一人の秘書で複数の上司の管理を
行うことも普通にありますから、一度の上司の出張で秘書も一緒に同席すると
いうことはあまりなくなってきましたが、その分事前に準備するべき書類などの
手配も慎重に行わなければならなくなってきています。
どこに何時に行く、という上司の出張のスケジュールを考えながら、移動手段
の確保をしたりホテルの手配をすることはもちろん、出張先で行われる会議や
会合で必要になる書類をすべて準備しておかなければなりません。
このとき、会議ごとに書類をファイルでわけておくなどすると、後々の上司が
便利になりますから、ちょっとした工夫ですが忘れないでおくといいですね。
出張手配というのは、秘書がどれだけ管理能力があるか、先を読む力があるか
を判断される重要な仕事でもあります。
確実に仕事を行っていくことで、確実に皆さんの評価は上がることでしょう。 |
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